Vrijwilligersbeleid
Op de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 2 juni 2014 zijn de aanwezige leden van BVCB akkoord gegaan met het voorstel van het bestuur om alle leden taken te laten doen voor de club. Samen maken we hiermee een leukere club en ontlasten we de huidige groep vrijwilligers van hun overuren. Als elk lid 10 uur per jaar een taak oppakt zal de wereld er voor onze vereniging een stuk zonniger uit zien. De keuze uit taken is zeer uitgebreid en voor elk wat wils. BVCB wil een vereniging zijn met een goede sfeer en een groot gevoel van saamhorigheid, waar leden, supporters en betrokkenen graag vertoeven. Op voetbalgebied wordt gestreefd naar prestatief voetbal met behoud van spelplezier, waarbij een bloeiende jeugdafdeling als brede basis dient.
BVCB kent een geweldig grote groep vrijwilligers die hun steentje bijdragen om de club draaiende te houden. Zonder al deze vrijwilligers kan een sportvereniging als de onze eenvoudigweg niet bestaan. Voor Elkaar & Met Elkaar moeten we er dus ook voor zorgen dat er een plezierig klimaat heerst om het vrijwilligerswerk aantrekkelijk te maken maar bovenal te houden.
Door de (1) groei, welke wij als vereniging willen doormaken, (2) het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben en (3) het niet willen aanstellen van betaalde krachten, zijn wij binnen onze vereniging genoodzaakt tot aanscherping van het vrijwilligersbeleid. Middels een herzien verenigingsbeleid op dit punt zijn we, in navolging van andere verenigingen, gekomen tot een verkapte taakplicht voor ieder aangesloten lid vanaf 16 jaar en voor ouders/verzorgers van jeugdleden jonger dan 16. Uiteraard blijft elk lid of betrokkene bij onze vereniging vrij om zoveel taken als hij/zij denkt aan te kunnen in te vullen.
Lees de tekst met de spelregels en realiseer u wat het betekent als u zich NIET voor 1 september aanmeldt via de speciale aanmeldpagina voor vrijwilligers: http://www.bvcb.nl/vrijwilligerswerk/
Het Vrijwilligers Centrum
Het bestuur van BVCB heeft een “Vrijwilligerswerkgroep” ingesteld, die als doel had een plan op te stellen voor het nieuwe vrijwilligersbeleid. Hieruit is “Het Vrijwilligers Centrum” ontstaan die mede als taak heeft inzicht te geven in wat er allemaal binnen BVCB aan functies en activiteiten zijn. Het Vrijwilligers Centrum (kortweg HVC) binnen BVCB is (1) gericht op het gestructureerd en gericht werven en behouden van vrijwilligers en (2) het inzetten van vrijwilligers op een voor hen geschikte en motiverende functie binnen de vereniging. Dit moet leiden tot het uitvoeren van zoveel mogelijk verenigingstaken door vrijwilligers, hetgeen zal bijdragen aan het verhogen van een goede sfeer en een groot gevoel van saamhorigheid.
HVC bestaat uit minimaal 5 personen en is op een zeer breed vlak actief. HVC neemt het initiatief om alle werkzaamheden in het kader van het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging te coördineren, in te plannen en op elkaar af te stemmen. Van bijna alle functies is er inmiddels een functiebeschrijving gemaakt, zodat voor iedereen inzichtelijk is wat de functies inhouden. De functies variëren van beleid tot uitvoering en van bestuur tot leider of barmedewerker. In tijd variëren de taken van enkele uren per maand tot een aantal uren per week.
Namens het bestuur is HVC het aanspreekpunt binnen de vereniging als het gaat om de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Het HVC is nieuw en staat uiteraard open voor alle suggesties, ideeën of opmerkingen vanuit alle geledingen van de club. Samen willen we voor de volle 100 procent aanmeldingen gaan. In de meest ideale situatie kunnen we ruim 800 vrijwilligers voor onze club inzetten.
De Spelregels
Om te komen tot een adequate uitvoering van het vrijwilligersbeleid is het zaak een aantal spelregels op te stellen over de wijze waarop de uitvoering van het vrijwilligersbeleid wordt vorm gegeven. Deze spelregels vormen daarmee het uitgangspunt voor de invulling van het vrijwilligersbeleid en zullen elk seizoen worden getoetst op praktische haalbaarheid en doelmatigheid. Indien nodig worden de spelregels aangepast.
De spelregels hebben een belangrijke informatieve waarde voor de personen die een vrijwilligersfunctie gaan uitoefenen.
De essentie van het nieuwe beleid is dat het vervullen van een vrijwilligersfunctie verplicht wordt gesteld voor spelende leden dan wel hun ouders/verzorgers. Ofwel:
- Je MAG lid worden van BVCB, graag zelfs
- Je hebt dan het RECHT op het spelen van wedstrijden. Maar ……
- Je hebt de PLICHT om bij te dragen in de organisatie van BVCB.
Om hieraan een prikkel te verbinden wordt aan leden die geen vrijwilligerstaak op zich nemen een extra contributiebijdrage in rekening gebracht van € 75,--. Dit geldt ook voor gezinnen met meerdere clubleden. Genoemde bedragen zijn per voetbalseizoen (periode van 1 juli tot en met 30 juni). Met andere woorden: er ontstaat een terugverdienmogelijkheid van de extra contributiebijdrage wanneer er een vrijwilligersfunctie wordt ingenomen:
1. Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleid is dat ieder spelend lid dan wel de ouder(s)/verzorger(s) van onze jeugdleden (A t/m (mini-pupillen)F) tenminste één vrijwilligerstaak of taakplicht structureel vervult. Jeugdleden kunnen in plaats van hun ouder(s)/verzorger(s) een vrijwilligerstaak vervullen m.u.v. een kantinedienst waarbij alcohol wordt geschonken. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar.
Als voorbeeld: junioren-scheidsrechters die als vrijwilliger door de scheidsrechterscommissie worden geaccepteerd en een voldoende aantal wedstrijden fluiten in een seizoen, hebben daarmee een vrijwilligersfunctie vervuld.
2. Spelende leden en/of ouders/verzorgers van spelende jeugdleden die reeds vrijwilliger zijn bij BVCB en vóór 1 september van het volgende seizoen aangeven het vrijwilligerschap te zullen voortzetten, wordt het extra contributiebedrag niet in rekening gebracht. Alle huidige vrijwilligers dienen dus ook het inschrijfformulier in te vullen. Zo verkrijgt HVC een compleet overzicht.
3. Als het betreffende lid vervolgens na eerdere toezegging toch geen vrijwilligerstaak of -functie op zich neemt en uitvoert, wordt aan het eind van het seizoen alsnog het extra contributiebedrag in rekening gebracht.
4. Vrijwilligers die vóór 1 september van het nieuwe seizoen niets aangeven, wordt het extra contributiebedrag in rekening gebracht. Als het betreffende lid vervolgens alsnog een vrijwilligerstaak of -functie op zich neemt en uitvoert, wordt lopende het seizoen dit bedrag gerestitueerd.
5. Om een goed overzicht aan het begin van ieder seizoen te verkrijgen, worden de leden opgeroepen hun wijzigingen “in voorkeur” voor het vervullen van een vrijwilligerstaak kenbaar te maken. Wanneer geen reactie wordt ontvangen wordt ervan uitgegaan dat een vrijwilligerstaak van het ene op het andere seizoen wordt voortgezet.
6. De gekozen taakplicht alsmede de vrije keus voor het betalen van het extra contributiebedrag ad € 75,00 per jaar, wordt aangegaan onder stilzwijgende verlenging voor elk volgend seizoen.
7. Is een vrijwilligerstaak cq. taakplicht eenmaal ingeroosterd dan kan men dit niet zondermeer afzeggen, laat staan wegblijven. Wel is in onderling overleg met een anderen ruiling mogelijk.
8. Indien de vrijwilliger (op het laatste moment) door een onverwachte gebeurtenis niet aanwezig kan zijn, dient deze contact op te nemen met zijn of haar coördinator. In goed overleg met elkaar kan tot een oplossing worden gekomen. Bijvoorbeeld door ruiling.
9. Wanneer de taakplicht op het afgesproken tijdstip ondanks de gemaakte afspraken niet wordt vervuld volgt een boete van € 25,--.
10. Bij een eventueel volgend verzuim wordt ervan uitgegaan dat door betrokkene een impliciete keuze is gemaakt voor het extra contributiebedrag ad € 75,--. Deze wordt dan alsnog in rekening gebracht.
De aanpak Voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid is Het Vrijwilligers Centrum (HVC) opgericht:
- leden melden zich aan bij deze commissie voor het vervullen van een vrijwilligersfunctie. Dit door middel van volledige invulling van het digitale vrijwilligersformulier.
- op het vrijwilligersformulier kunnen meerdere voorkeuren voor een functie uit het Vrijwilligersboek kenbaar worden gemaakt
- HVC brengt deze leden in contact met de verenigingscoördinatoren (zoals bijvoorbeeld voetbalzaken -trainers, onderhoud/facilitair, media, bestuur en sponsoring )
- de verenigingscoördinatoren stellen de leden aan voor een bepaalde vrijwilligersfunctie
- HVC legt dit altijd vast in het BVCB-vrijwilligersbestand.
Indien de opgegeven voorkeuren niet meer beschikbaar zijn dan zal gezocht worden naar een passende alternatieven. Het is altijd de verantwoordelijkheid van het lid om te blijven zoeken naar een functie. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de coördinator(en).
Er zullen best situaties zijn waarvoor het voor (de ouder/verzorger van) het lid moeilijk is om een vrijwilligersrol op zich te nemen. Hier kan uiteraard over gesproken worden, maar ook hier ligt het initiatief bij de vrijwilliger zelf. Aan het einde van het seizoen kan er geen aanspraak meer gemaakt worden op redenen die aan het begin van het seizoen besproken hadden kunnen worden. Op het moment dat een vrijwilligersrol is geaccepteerd, is deze niet vrijblijvend. Indien (een keer) de taak niet uitgevoerd kan worden, is het altijd de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger zelf om tijdig een vervanger te regelen.
Financieel Zoals gezegd is het extra contributiebedrag terug te verdienen. De spelregels zijn als volgt:
- aan onze vaste vrijwilligers die ook het komende seizoen actief blijven wordt geen extra contributiebedrag in rekening gebracht
- aan nieuwe vrijwilligers die een functie gaan vervullen vóór 1 september wordt eveneens geen extra contributiebedrag in rekening gebracht
- de nieuwe vrijwilligers die een functie gaan vervullen ná 1 september ontvangen het extra contributiebedrag in de loop van het seizoen terug (uiteraard nadat het volledige “reguliere” contributiebedrag aan de club is voldaan)
Vragen en antwoorden Ik ben al vrijwilliger, moet ik me dan ook aanmelden? Ja, om een volledig beeld te krijgen van ons vrijwilligerscorps is het belangrijk dat alle vrijwilligers zich aanmelden.
Aan wie moet ik doorgeven als ik niet kan? Wanneer u onverhoopt niet uw vrijwilligerstaak kunt uitoefenen, dan dient u zo vroegtijdig mogelijk contact op te nemen met de uw contactpersoon. Door te ruilen met een ander is het vaak goed op te lossen. Mocht zich op het allerlaatste moment een calamiteit voordoen waardoor u verhinderd bent, dan is het altijd goed om BVCB te bellen: 010-5225483.
Als ik geruild heb, en mijn vervanger komt niet, wat dan? In het geval dat u een vervanger heeft geregeld en tijdig uw contactpersoon daarvan in kennis hebt gesteld en deze akkoord is gegaan met de ruiling, dan treft u geen blaam. Het is belangrijk om deze spelregels goed op te volgen. Dit om discussie en misverstanden te voorkomen.
Ik heb meer dan één kind bij BVCB voetballen, moet ik dan evenredig meer taken uitoefenen? Nee, dat hoeft niet. Afgesproken is dat het uitoefenen van één vrijwilligerstaak per gezin voldoende is. Meer mag natuurlijk altijd, vele handen maken licht werk.
Als er sprake is van gescheiden ouders, wat geldt dan als regeling?
In dit soort situaties is het belangrijk om HVC op de hoogte te stellen van de gezinssituatie. Als één van de ouders (of het kind zelf) een vrijwilligerstaak op zich neemt, dan wordt voldaan aan de voorwaarden van het vrijwilligersbeleid.
Wat gebeurt er als ik mijn vrijwilligerstaak niet of slechts ten dele heb uitgeoefend? Er kunnen redenen zijn dat u uw vrijwilligerstaak niet of slechts ten dele kunt uitoefenen. Het is dan zaak om dit tijdig met uw contactpersoon te bespreken. HVC zal dan een beter bij u passende vrijwilligerstaak zoeken en aanbieden. Er zijn ook taken die bijvoorbeeld vanuit huis kunnen worden verricht. Of doordeweeks als u in het weekend andere verplichtingen heeft.
Wanneer moedwillig een vrijwilligerstaak niet wordt uitgeoefend, dan ontstaat er een probleem. Het Vrijwilligers Centrum kan in dat geval besluiten om alsnog het (eerder “terugverdiende”) contributiebedrag in rekening te brengen of u uit te sluiten om in het daaropvolgende seizoen vrijwilliger van de club te zijn. De basis moet natuurlijk zijn om bij onvoorziene omstandigheden met elkaar in gesprek te gaan, dan kan er altijd tot een goede oplossing worden gekomen.
Als het voetballen is afgelast of als er geen programma is, moet ik dan wel komen? Als het voetballen op zaterdag of zondag wordt afgelast wordt er vaak getraind of iets anders georganiseerd. Bijvoorbeeld in onze sporthal. In veel gevallen dienen onze vrijwilligers dan dus gewoon hun taak te vervullen. Zonder tegenbericht van uw contactpersoon wordt dus verwacht dat u gewoon aanwezig bent op de club. Bij twijfel kunt u zelf natuurlijk altijd contact opnemen met uw contactpersoon.
Hoe kunnen ouders verplicht worden om een vrijwilligerstaak op zich te nemen, het zijn toch de kinderen die bij BVCB spelen? De kinderen voetballen, maar zolang ze minderjarig zijn blijven de ouders verantwoordelijk voor het vervullen van een vrijwilligerstaak. Het zijn ook de ouders die contributieplichtig zijn en bijvoorbeeld stemrecht hebben in Algemene of Buitengewone Ledenvergaderingen. Maar naarmate kinderen ouder worden, bestaan er steeds meer mogelijkheden dat kinderen zelf een vrijwilligerstaak op zich nemen. Denk aan lichte schoonmaakwerkzaamheden, het fluiten van jeugdwedstrijden of het trainen van een jeugdteam.
Ik heb zelf een vrijwilligerstaak voor BVCB bedacht die niet in het Vrijwilligersboek staat vermeld, wat dan? Het Vrijwilligersboek is een “dynamisch” document. Er kunnen vrijwilligerstaken wegvallen, maar ook aan worden toegevoegd. Als u een taak heeft bedacht die wij niet hebben opgenomen, dan kunt u dat melden bij het Vrijwilligers Centrum. Zij bepalen of het daadwerkelijk een vrijwilligerstaak is. Wanneer dat het geval is wordt de taak in het boek opgenomen en kunt u (of anderen) de taak vervullen. Langs deze weg zal het Vrijwilligersboek steeds completer worden.
Wanneer mogen kinderen kantinediensten draaien? Wanneer uw kind 16 jaar of ouder is, mag hij/zij kantinediensten draaien. Het schenken van alcohol mag pas vanaf 18 jaar.
In het Vrijwilligersboek staat geen enkele functie die bij mij past of die ik kan uitoefenen, wat dan? Wij zijn ervan overtuigd dat hiervan nooit sprake kan zijn. Het Vrijwilligersboek bevat een breed scala aan taken en dus voor ieder wat wils. En mocht het nou echt zo zijn dat u niets passends aantreft, neem dan contact op met HVC. Zij vinden voor u altijd een leuke en bij u passende functie.
Ik kies er bewust voor om géén vrijwilligerstaak op me te nemen, wat zijn dan de consequenties? Allereerst zouden wij dat jammer vinden, want het vrijwilligersbeleid is er op gericht om alle leden en/of ouders/begeleiders van een vrijwilligerstaak te voorzien. Het niet vervullen van een taak betekent simpelweg dat de terugverdien-mogelijkheid van de extra contributiebijdrage komt te vervallen. U betaalt dus als niet-vrijwilliger een hogere contributie als lid van BVCB.
Kan je ook als team een vrijwilligerstaak vervullen? Ja, dat kan! Niet alle taken zijn geschikt om per team te vervullen, maar wel vele. Denk aan kantine- en schoonmaakploegen. Of het inzamelen en verwerken van oud-papier. Of het adopteren van activiteiten
Ik ben jarenlang vrijwilliger bij BVCB geweest, maar nu niet meer, wat dan? Uitgangspunt is de begin-situatie per seizoen 2014/2015. Bent u dan geen vrijwilliger, dan betaalt u de extra contributiebijdrage. Dat kan zuur zijn als u jarenlang een trouwe dienaar van de club bent geweest. Wanneer u contact opneemt met Het Vrijwilligers Centrum dan zal met u worden meegedacht en zal u toch proberen in te passen of met u andere redelijke afspraken te maken. Per situatie zal dit worden bezien.
Is het mogelijk de vrijwilligers ook te belonen, bijvoorbeeld van het geld dat door de extra contributiebijdrage binnen komt? Nee. Wel zal BVCB haar vrijwilligers desgewenst opleidingen laten volgen als dat voor de uitoefening van de functie wenselijk of noodzakelijk is. Verder zorgt de club voor de voorzieningen die behoren tot de vrijwilligerstaak. Denk daarbij aan kleding voor het kantinepersoneel, jassen voor stewards en deugdelijke apparatuur voor schoonmaakwerkzaamheden.
Wordt er rekening gehouden met de schoolvakanties? Ja en nee, we plannen gewoon door behalve van 1 juli t/m 1 augustus. Uiteraard proberen we zoveel mogelijk met de vakanties rekening te houden, maar de activiteiten en werkzaamheden staan niet stil. Ruilen kan natuurlijk altijd.
Ik werk elke zaterdag, wat dan? Je kan er ook voor kiezen om op doordeweekse dagen en avonden vrijwilligerswerk uit te voeren. Je moet dit bij opgave opgeven.
Hoe kom ik aan informatie en roosters? Vrijwilligers worden via de mail op de hoogte gehouden. De informatie is ook te vinden op de website of bij de desbetreffende coördinator.
Hoe zit het met ondersteuning door middel van opleidingen?
BVCB verzorgt de opleidingen op diverse gebieden, denk hierbij aan scheidsrechters-cursussen, AED training en cursussen/opleidingen voor de kantine.
Kan ik tijdens het jaar van werkzaamheden switchen.
Dat kan alleen in overleg en als er nog ruimte is. Als u wilt veranderen van taak of functie, dan kan dat in bepaalde gevallen.
Geldt de vrijwilligersbijdrage ook voor spelers van BVCB 1?
De vrijwilligersbijdrage geldt voor iedereen, ook voor spelers van BVCB 1. Net als andere spelende leden hebben zij de verplichting vrijwilligerswerk te verrichten. Ook zij betalen de extra contributiebijdrage van € 75,-- wanneer geen vrijwilligerstaak wordt uitgeoefend.
Aanmelden kan via het vrijwilligersformulier, kies nu uw favoriete taak.
dank voor uw tijd.
